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Un acompte ou une empreinte lie une réservation à la carte du client : une absence ou une annulation tardive lui coûte, et non à vous. C’est l’un des outils les plus efficaces contre les tables vides.
Vous devez connecter un prestataire de paiement (Stripe, Payzone ou CMI) avant d’activer les acomptes. L’interrupteur reste désactivé tant que ce n’est pas fait.
Les acomptes sont dans l’onglet Général. Activez Acompte par carte / empreinte bancaire pour afficher les options. Un service peut utiliser soit un acompte soit le prépaiement, pas les deux.

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Choisissez un mode de transaction

Le Mode de transaction détermine comment la carte du client est traitée.
En pratique, l’empreinte est le meilleur outil : elle est bien plus fluide qu’un acompte, qui est un vrai débit. Sa contrepartie est un délai de libération qui dépend de la banque du client — à annoncer systématiquement. Voir La friction client en pratique plus bas.

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Définissez le montant et son application

  • Montant par couvert — combien par convive (ex. 10 € par personne).
  • Devise — MAD, EUR, USD ou XOF.
  • Taille de groupe minimale — n’appliquer l’acompte qu’aux tables de cette taille ou plus (ex. groupes de 6+).

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Remboursements et annulation tardive

Activez Acompte remboursable pour permettre aux clients d’annuler et d’être remboursés jusqu’à une échéance. Définissez ensuite le seuil d’annulation tardive — la limite après laquelle l’acompte est conservé :
  • Saisissez le nombre d’heures, et choisissez s’il est mesuré avant la réservation (ex. 24 h avant le repas) ou après la création (ex. dans les 24 h suivant la réservation).
Lorsqu’un acompte est demandé, le client dispose d’un temps limité pour payer avant l’annulation de la réservation. Vous pouvez définir des délais différents pour les réservations du jour même (où le temps est court) et pour les réservations futures, en minutes (5 minimum) ou en heures. Si l’acompte n’est pas payé à temps, la réservation est automatiquement annulée.
Utilisez Délai minimum pour la demande d’acompte si vous ne voulez pas demander l’acompte immédiatement — par exemple, ne le demander que lorsque la réservation est à un certain nombre d’heures du repas.

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La friction client en pratique

Les trois modes protègent votre service, mais ils ne coûtent pas la même chose en friction — ni pour le client, ni pour votre équipe.

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L’empreinte est le meilleur outil… mais elle dépend des banques

C’est le mode le plus fluide : aucun argent ne quitte vraiment le compte du client, le montant est seulement bloqué puis libéré (automatiquement, le lendemain du repas, s’il est venu). Vous protégez le service sans transformer la réservation en achat. Son point faible n’est pas technique de votre côté — il est bancaire. La manière dont une empreinte apparaît, puis disparaît, du relevé du client dépend de deux choses que vous ne maîtrisez pas :
  • votre acquéreur de paiement (Stripe, Payzone ou CMI) et la façon dont il transmet la pré-autorisation ;
  • la banque du client, surtout : c’est elle qui décide à quel moment le montant bloqué cesse d’apparaître sur le compte.
Quand EatNow libère une empreinte, la libération part immédiatement vers le prestataire. Le montant peut pourtant rester visible sur le compte du client pendant plusieurs jours, parfois plus d’une semaine, selon sa banque. Rien, de votre côté ni du nôtre, ne permet d’accélérer ce délai — et c’est vous que le client appellera, pas sa banque.
Le même délai s’applique au remboursement d’un acompte annulé dans les temps : le remboursement est envoyé tout de suite, mais son apparition sur le compte dépend de la banque.
L’empreinte souple (Stripe) supprime complètement ce problème puisque rien n’est bloqué : la carte est seulement enregistrée. En contrepartie, la garantie est plus faible — vous n’avez pas de montant réservé, seulement la possibilité de débiter.

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Prévenez toujours le client à l’avance

C’est la règle la plus importante de cette page. Un client prévenu avant appelle rarement ; un client surpris après dépose une réclamation. Annoncez le délai à trois endroits :
  • dans les conditions de paiement affichées au moment de la réservation ;
  • dans l’e-mail ou le message WhatsApp de confirmation ;
  • à l’oral, pour les réservations prises par téléphone.
Formulation type, à reprendre telle quelle :
Le montant de votre empreinte bancaire est bloqué, pas débité. Il est libéré automatiquement après votre venue. Selon votre banque, il peut rester visible sur votre compte quelques jours après la libération — c’est un délai bancaire normal, aucun montant ne vous sera prélevé.

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Quand un client réclame

« Je n’ai pas été remboursé », « mon empreinte est toujours bloquée » : dans l’immense majorité des cas, il ne s’agit pas d’une erreur mais d’un délai bancaire.
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Vérifiez le statut du paiement dans EatNow

Ouvrez la réservation : le paiement porte son statut — Libéré pour une empreinte, Remboursé pour un acompte. C’est la preuve que l’ordre est bien parti de votre côté.
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Expliquez le délai, sans le minimiser

Confirmez la date d’envoi de la libération ou du remboursement, et précisez que l’affichage sur son compte dépend de sa banque — comptez jusqu’à une semaine, parfois davantage.
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Donnez-lui la référence de la transaction

Retrouvez la date et la référence exactes dans le tableau de bord de votre prestataire (Stripe, Payzone ou CMI) et transmettez-les au client : c’est ce que sa banque lui demandera s’il veut faire accélérer les choses de son côté.
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Ne remboursez pas une deuxième fois

Un second remboursement « pour faire un geste » crée un double mouvement à récupérer ensuite. Attendez la fin du délai bancaire avant toute action supplémentaire.

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L’acompte : moins de friction, à condition de le déduire

L’acompte pose beaucoup moins ce problème, parce que c’est un vrai débit que le client retrouve concrètement : il est déduit de son addition quand il vient sur place. Il n’attend rien de sa banque, il voit simplement son repas coûter moins cher. En contrepartie, le mode est plus lourd à opérer.
N’oubliez jamais de déduire l’acompte de l’addition du client. C’est le geste qui rend l’acompte acceptable — l’oublier revient à faire payer deux fois, et c’est la réclamation la plus difficile à rattraper. Si vous utilisez la caisse NowOS, la déduction se fait en un geste sur le pay sheet : voir Acomptes, prépaiements et empreintes.

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Le prépaiement : le cas le plus simple

Les expériences prépayées échappent à tout cela : le menu est réglé intégralement à la réservation, il n’y a donc ni montant à libérer, ni acompte à déduire de l’addition. C’est le mode qui génère le moins de questions clients — privilégiez-le pour les menus dégustation, les soirées à thème et les événements. Voir Prépaiement.

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FAQ

Acompte ou empreinte — lequel choisir ? Utilisez un acompte pour garantir une compensation en cas d’absence (l’argent est prélevé d’avance et remboursé si tout va bien). Utilisez une empreinte si vous voulez seulement la possibilité de débiter — les fonds sont bloqués mais non prélevés sauf en cas d’absence. Au quotidien, l’empreinte est la plus fluide des deux : voir La friction client en pratique. Un client dit ne pas avoir été remboursé, ou que son empreinte est toujours bloquée. Que faire ? Vérifiez d’abord dans la réservation que la libération ou le remboursement est bien parti. Si c’est le cas, il s’agit d’un délai bancaire : le montant peut rester visible sur le compte du client plusieurs jours, parfois plus d’une semaine. Suivez la marche à suivre décrite dans Quand un client réclame ci-dessus — et ne remboursez surtout pas une seconde fois. Combien de temps EatNow met-il à libérer une empreinte ? La libération est envoyée automatiquement au prestataire le lendemain du repas pour les clients venus — immédiatement si vous la déclenchez à la main, ou dès l’encaissement de l’addition si vous utilisez la caisse NowOS. Ce que voit le client sur son compte dépend ensuite de sa banque. Les réservations existantes seront-elles débitées si j’active les acomptes ? Non. Les règles d’acompte ne s’appliquent qu’aux nouvelles réservations. Puis-je utiliser un acompte et vendre un menu fixe ? Ce sont deux fonctionnalités distinctes. L’acompte sécurise la réservation ; le prépaiement vend des articles de menu à l’avance. Un service utilise l’un ou l’autre.