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EatNow encaisse avant le repas (acomptes, prépaiements, empreintes bancaires). NowOS encaisse pendant et après (l’addition). L’intégration fait le lien pour que votre client ne paie jamais deux fois, et pour que vos chiffres soient justes.
Cette page suppose que vous avez déjà configuré les paiements sur vos services. Voir Acomptes et Prépaiement.

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Acomptes et prépaiements

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Ce que voit la salle

Quand une réservation arrive avec un montant déjà encaissé par EatNow, la caisse l’affiche à deux endroits :
  • Dans le panneau Réservations — un badge prepaid sur la ligne du client.
  • Sur l’addition — une bannière verte prépayé, avec le montant.

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Comment l’appliquer

1

Ouvrez le pay sheet de la commande

Sur la caisse, encaissez la table normalement.
2

Touchez Appliquer sur la bannière verte

Le solde prépayé se déduit du montant dû. Il est enregistré comme un moyen de paiement à part entière.
3

Encaissez le reste normalement

Espèces, carte, comme d’habitude.
L’application de l’acompte n’est pas automatique : c’est un geste de votre équipe sur le pay sheet. Si le serveur l’oublie, le client paie l’addition complète alors qu’il a déjà versé un acompte. Formez votre salle à repérer la bannière verte.
L’argent prépayé n’est jamais sorti de votre tiroir-caisse : il est donc comptabilisé à part dans les totaux de clôture de NowOS, ce qui garde votre fond de caisse juste.

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Ce qu’EatNow enregistre en retour

Quand l’addition est encaissée sur la caisse, EatNow reçoit le détail des moyens de paiement utilisés et enregistre :
  • Le montant réellement encaissé à table, c’est-à-dire l’addition moins l’acompte déjà comptabilisé par EatNow. Aucun double comptage.
  • Le total de la commande, pour l’affichage et les statistiques.
Ces montants alimentent automatiquement le panier moyen et le total dépensé de la fiche client. C’est ce qui rend votre CRM enfin exact : jusque-là, EatNow ne connaissait que l’argent qu’il avait lui-même encaissé.

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Empreintes bancaires

L’empreinte bancaire (la pré-autorisation prise sur la carte du client pour garantir sa venue) reste entièrement gérée par EatNow. NowOS l’affiche uniquement comme un badge informatif pour la salle.
La caisse ne débite jamais et ne libère jamais une empreinte. Elle informe EatNow de ce qui s’est passé en salle, et EatNow agit.
« Libérée » signifie ici qu’EatNow a envoyé la libération à votre prestataire de paiement. La durée pendant laquelle le montant reste ensuite visible sur le compte du client dépend de sa banque — comptez quelques jours, parfois plus d’une semaine. Prévenez vos clients à l’avance : voir La friction client en pratique.

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Les automatismes

Pourquoi ne rien faire sur une commande annulée en cours de repas ? Parce que c’est ambigu : ce peut être un geste commercial (le repas est offert) comme un client parti sans payer. Libérer automatiquement ferait perdre un débit légitime ; débiter automatiquement facturerait un client à qui vous aviez offert le repas. EatNow laisse donc l’empreinte en l’état et vous laisse trancher.

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Le forçage depuis EatNow

Si vous marquez un no-show depuis EatNow alors que le client est assis sur la caisse, EatNow vous prévient (fenêtre Addition ouverte sur le POS NowOS), puis — si vous confirmez — vous demande explicitement s’il faut débiter ou libérer l’empreinte. Voir Le quotidien avec NowOS.

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Les extras

Les extras (bouteille de champagne, gâteau d’anniversaire… vendus en ligne au moment de la réservation) sont exclus du montant prépayé envoyé à la caisse. C’est volontaire : un extra est un produit déjà vendu et livré à part, pas un avoir à déduire de l’addition du repas. Il reste visible dans EatNow, sur la réservation. Voir Extras.

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Vérifier un encaissement

Pour savoir exactement ce qui s’est passé sur une réservation :
  1. Ouvrez la réservation dans EatNow.
  2. Onglet Historique.
  3. Cherchez la ligne Échange avec NowOS correspondant à l’encaissement.
Vous y verrez le total de l’addition, la devise, les moyens de paiement utilisés et le montant d’acompte consommé.

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Questions fréquentes

Vérifiez que le paiement est bien au statut Payé dans EatNow (onglet paiements de la réservation). Un paiement encore en attente n’est pas envoyé à la caisse. Vérifiez aussi que la commande de la caisse est bien liée à la réservation — un client placé par erreur comme walk-in n’a pas d’acompte rattaché.
Oui. Dès que la caisse lie la commande à la réservation (bouton Lier à une réservation), l’acompte devient applicable sur cette addition.
Chaque encaissement partiel remonte à EatNow et s’ajoute au total. EatNow ne réduit jamais le total déjà enregistré : le montant final de la réservation est la somme de tous les encaissements.
Regardez l’onglet Historique de la réservation : vous devriez voir une ligne Échange avec NowOS concernant l’empreinte. Si elle est en échec, le problème vient du prestataire de paiement (carte expirée, autorisation trop ancienne), pas de l’intégration. Vous pouvez libérer l’empreinte manuellement depuis la réservation.
Le montant n’est rattaché au client que si la réservation est liée à une fiche client. Un walk-in anonyme installé sur la caisse n’a pas de fiche : son addition compte dans le CA du service, mais pas dans le panier moyen d’un client précis.