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Ce guide accompagne votre équipe tout au long d’une journée de travail normale avec EatNow : ce qu’il faut vérifier avant d’ouvrir, comment faire avancer les clients pendant le service, et ce qu’il faut clôturer avant de partir. Il s’adresse aux personnes en salle — hôtes/hôtesses, serveurs et le manager qui tient le service. Si vous ne devez retenir qu’une chose : le statut de chaque réservation est la seule source de vérité. Tenez les statuts à jour à mesure que les clients arrivent, s’installent et partent, et toutes les autres vues (Cockpit, Planning, plan de salle, statistiques) restent justes pour toute l’équipe, en temps réel.
Tout ce qui suit suppose que vous savez déjà ouvrir la page Réservations et passer d’une vue à l’autre (Liste, Plan de salle, Planning, Cockpit) via les icônes en haut à droite. Nouveau sur ces vues ? Commencez par les guides Cockpit et Planning.
Vue d'ensemble de la page Réservations pour la journée

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Les trois phases d’un service

PhaseObjectifVue principale
Avant-serviceSavoir ce qui arrive, préparer la salleCockpit (Flow)
PendantPlacer les clients, garder les statuts à jourCockpit (Turn) / Planning / Plan de salle
Après-serviceClôturer chaque ligne, traiter les no-shows, faire le bilanListe

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1. Avant-service — le briefing

À faire avant l’arrivée du premier client, idéalement pendant le briefing d’équipe.
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Réglez la date et les services

Ouvrez Réservations et vérifiez que vous êtes sur la date du jour. Sélectionnez le(s) service(s) que vous allez assurer (déjeuner, dîner, ou les deux). Tous les compteurs qui suivent reflètent cette sélection.
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Lisez la forme du service dans le Cockpit (onglet Flow)

Passez sur le Cockpit et ouvrez l’onglet Flow. Chaque colonne de 15 minutes indique combien de réservations et de couverts tombent sur ce créneau. En un coup d’œil, vous voyez vos pics, vos creux et vos plus grosses tables.
Onglet Flow du Cockpit pendant le briefing d'avant-service
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Repérez les flags

Sur chaque carte, un coin coloré signale un point d’attention :
Couleur du coinSignificationÀ préparer
MagentaClient VIPBriefer l’équipe, vérifier la table
JauneAllergies / préférences alimentairesPrévenir la cuisine
BleuUn serveur précis est attribuéIndiquer au serveur quelle table est la sienne
Touchez une carte pour ouvrir la réservation complète et lire les allergies & commentaires et les infos internes.
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Vérifiez les statuts et les tables

Assurez-vous que chaque réservation a un statut cohérent (la plupart seront Confirmées) et — si vous attribuez les places à l’avance — une table. Utilisez la vue Planning ou le plan de salle pour placer les grosses tables et résoudre les conflits maintenant, pas en plein coup de feu.
L’onglet Flow remplace la feuille de réservation imprimée. Tout le monde voit la même image en direct — quand la réception ajoute une réservation pendant le briefing, elle apparaît immédiatement.

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2. Pendant le service — gardez tout à jour

Pendant le coup de feu, votre mission est simple : faire avancer chaque réservation dans son statut au fur et à mesure. Cela garde le plan de salle juste, libère les tables pour les walk-ins, et alimente les alertes de retard/dépassement. Le moyen le plus rapide de changer un statut, c’est directement depuis la grille :
  • Planning / Plan de salle / Cockpit — touchez une réservation, puis choisissez le statut suivant dans le menu d’actions rapides. EatNow ne propose que les transitions cohérentes avec l’état courant.
  • Sur ordinateur, vous pouvez aussi faire un clic droit sur un bloc du Planning pour un menu plus complet (annuler, rembourser, capturer une empreinte de carte en cas de no-show…).
Le parcours normal d’un client ressemble à ceci :
Quand ceci arrive…Mettez le statut à…
La table arrive à la porteArrivée
Vous l’installez à sa tableInstallée
Elle arrive en avance et patiente au barInstallée pour l’apéritif
Une partie seulement du groupe est arrivéePartiellement installée
Elle a payé et est partie, la table se débarrasseTerminée
Son heure est passée et personne n’est venuNo-show
Vous n’êtes pas obligé d’utiliser chaque étape. Beaucoup d’équipes passent directement de Confirmée → Installée quand l’hôte accompagne le client à sa table. Utilisez Arrivée quand il y a une attente entre la porte et la table (par ex. la table n’est pas encore libre).
Pour la signification exacte de chaque statut et quand l’utiliser, voir Statuts de réservation.

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Surveillez les alertes

Pendant le service, basculez le Cockpit sur l’onglet Turn. Il vous dit quand chaque table va se libérer et signale celles qui demandent attention :
  • Une bordure rouge + un point rouge signifient que le client installé dépasse sa durée prévue, ou que la réservation suivante est en retard pour être installée.
  • L’en-tête de colonne affiche une pastille comptant combien de tables sont en alerte sur ce créneau.
C’est ce qui vous permet de dire à un walk-in « j’ai une table dans 15 minutes » en toute confiance.

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Ajouter et modifier à la volée

Les réservations continuent d’arriver pendant le service — par téléphone, en walk-in, ou en ligne. Pour en ajouter une, touchez Nouvelle réservation (ou le +), remplissez le formulaire et enregistrez. Pour changer une heure, une table ou une taille de groupe sur une réservation existante, ouvrez-la et modifiez. Le formulaire de réservation est documenté champ par champ, et la page scénarios courants propose des recettes pas à pas pour les walk-ins, les retards, les changements de table, et plus.

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3. Après-service — clôturez la journée

Avant de partir, assurez-vous qu’aucune réservation ne reste dans un état intermédiaire.
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Clôturez chaque ligne ouverte

Passez en vue Liste pour la journée. Toute réservation encore en Installée, Arrivée ou Partiellement installée est un client que le système croit encore à table. Mettez chacune en Terminée (ou au statut final correct).
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Traitez les no-shows honnêtement

Les réservations jamais marquées arrivées doivent passer en No-show. C’est important : cela alimente l’historique du client (les no-shows répétés sont bons à connaître) et, si la réservation avait une empreinte de carte ou un acompte, c’est le passage en No-show qui vous permet de le capturer ou de le libérer.
Ne laissez pas un client qui n’est pas venu en Confirmée. Cela fausse vos couverts, vos statistiques et le profil du client — et vous perdez la possibilité d’agir sur un acompte.
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Faites le bilan de la journée

La barre de stats en bas (Couverts / À venir / Installés) et la vue Liste vous donnent les totaux du jour. Utilisez l’Export si vous avez besoin des chiffres dans un tableur pour la comptabilité ou un rapport manager.

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Mobile vs ordinateur

EatNow fonctionne sur téléphone, tablette et ordinateur. Les données et les statuts sont identiques partout ; c’est l’interaction qui diffère.
TâcheOrdinateurMobile / tablette
Changer de vueIcônes en haut à droite des RéservationsMenu déroulant des vues dans l’en-tête
Changer un statutTouchez un bloc → menu d’actions rapidesTouchez un bloc → menu d’actions rapides
Actions complètes (annuler, rembourser, capturer une empreinte)Clic droit sur un bloc du PlanningTouchez → Voir le détail → agir depuis le panneau
Déplacer une réservationAppui long sur un bloc, glissez vers une nouvelle table/heureAppui long (vous sentirez une vibration), puis glissez
Faire défiler une grille horaireSouris / pavé tactileGlissement horizontal (commencez sur une cellule vide, pas un bloc)
Infobulle de « pression » (survol)Survolez la barre des heuresIndisponible (pas de survol tactile)
Astuces pour la salle sur téléphone ou tablette :
  • Les grilles du Cockpit et du Planning défilent horizontalement — glissez pour parcourir la soirée.
  • Pour faire défiler la grille sur mobile, commencez votre doigt sur une cellule vide. Démarrer sur un bloc de réservation arme un déplacement.
  • Les en-têtes et la barre de stats du bas restent figés pendant le défilement, vos compteurs sont toujours visibles.
  • Une tablette sur le pupitre d’accueil affichant l’onglet Cockpit (Turn) fait un excellent écran « qui se libère » en direct pour toute l’équipe.

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FAQ

Dois-je marquer « Arrivée » avant « Installée » ? Non. Si vous accompagnez le client directement à sa table, passez directement en Installée. N’utilisez Arrivée que s’il y a un écart entre l’arrivée et l’installation (par exemple, la table n’est pas prête). Une modification que j’ai faite n’apparaît pas sur un autre appareil. Elle devrait apparaître en moins d’une seconde — toutes les vues lisent les mêmes données en direct. Sinon, vérifiez que l’autre appareil est sur la même date et la même sélection de service, puis rafraîchissez. Pourquoi tenir les statuts à jour si le service est déjà chargé ? Parce que tous les autres outils en dépendent : le plan de salle libère la table, l’onglet Turn arrête d’alerter, la disponibilité walk-in devient juste, et les chiffres de fin de journée sont corrects sans nettoyage. Une minute d’hygiène de statut pendant le service vous évite une clôture pénible. Où apprendre la signification de chaque statut ? Voir le guide Statuts de réservation — il documente tout le cycle de vie avec un schéma et un « quand l’utiliser » pour chacun.