Tous les champs ne sont pas toujours visibles. Certains n’apparaissent que pour certains restaurants (champs personnalisés, paiements, prescripteurs), et quelques-uns ne sont requis que si vos réglages l’exigent (ex. e-mail ou téléphone obligatoire, une salle requise pour un service). Le formulaire vous indique ce qui est requis au fur et à mesure.
Détails de la réservation
Le cœur de chaque réservation : quand, combien, et où.- Date — le jour de service de la réservation. Pourquoi ça compte : elle détermine quels services et quelle disponibilité s’appliquent. Les jours indisponibles sont désactivés dans le calendrier.
- Heure — l’heure de réservation, choisie parmi les créneaux du service. Le sélecteur affiche le nom du service et un indicateur de disponibilité (vert = de la place, rouge = complet). Pourquoi ça compte : elle réserve une vraie place dans la disponibilité et décide du moment du repas (déjeuner / dîner / apéritif).
- Taille du groupe — le nombre de couverts (minimum 1). Pourquoi ça compte : elle pilote la correspondance de capacité des tables, vos totaux de couverts, et la durée de repas attendue utilisée par les alertes Turn du Cockpit.
Statut
- Statut — où se situe la réservation dans son cycle de vie. La liste propose les statuts cohérents avec l’état courant. Pourquoi ça compte : le statut est la source de vérité pour toute l’équipe et toutes les vues. Voir le guide complet Statuts de réservation pour la signification de chacun et quand l’utiliser.
Client
Vous pouvez garder une réservation anonyme ou y rattacher un client défini. Un client défini construit un profil et un historique et active les confirmations et relances.- Nom du client — pour qui est la réservation. Autocomplétion sur les clients existants pour réutiliser un profil. Pourquoi ça compte : identifie le client à la porte et relie la réservation à son historique. Requis sauf si la réservation est anonyme.
- Langue — la langue du client (FR, EN, IT, ES, DE, PT). Pourquoi ça compte : tous les e-mails et messages au client (confirmation, relance) sont envoyés dans cette langue.
- E-mail — l’e-mail du client. Pourquoi ça compte : sert aux confirmations, relances et à la demande d’avis post-visite. Requis si votre restaurant rend l’e-mail obligatoire.
- Numéro de téléphone — le téléphone du client. Pourquoi ça compte : votre moyen le plus rapide de joindre un client au sujet de sa réservation, et le canal pour WhatsApp. Requis si votre restaurant rend le téléphone obligatoire.
- Consentement newsletter — si le client a accepté les e-mails marketing. Pourquoi ça compte : conformité RGPD/marketing — contrôle s’il peut être inclus dans les campagnes.
- Note client / tags client — notes privées et tags qui vivent sur le profil du client (pas seulement cette réservation). Pourquoi ça compte : ils suivent le client à chaque visite future (ex. « toujours une table près de la fenêtre », « amateur de vin »).
Tables, salle & personnel
Où s’assoit la table et qui s’en occupe.- Salle — l’espace (ex. Salle principale, Terrasse). Propose toujours « Pas de préférence ». Pourquoi ça compte : dirige la table vers le bon espace ; certains services exigent de choisir une salle.
- Tables — une ou plusieurs tables précises, à choisir dans une liste ou via le plan de salle. La disponibilité est indiquée (vert = libre, jaune = occupée). Un bouton Auto attribue pour vous la table la plus adaptée une fois la date, l’heure, la taille du groupe et (si requis) la salle renseignées. Pourquoi ça compte : c’est le placement réel ; la sélection multiple couvre les grosses tables réparties sur plusieurs tables.
- Serveur — le serveur attribué à la table. Propose « Pas de préférence ». Pourquoi ça compte : fixe la responsabilité de la table et affiche un flag bleu dans le Cockpit pour que le serveur sache qu’elle est à lui. Peut être renseigné automatiquement depuis l’attribution de table.
Source & qui l’a prise
Pour tracer d’où viennent les réservations et qui les a traitées.- Source de réservation — d’où vient la réservation : Walk-in, Site web, Téléphone, E-mail, Réserver avec Google, Agences de voyage, Autre, Instagram, Facebook, TikTok, Snapchat, WhatsApp, TripAdvisor, Privatisation, Appel manqué. Pourquoi ça compte : alimente votre reporting par canal (quelles sources remplissent vraiment la salle) et, pour Walk-in, permet de créer la réservation déjà installée.
- Prescripteur / agence de voyage — l’agence à l’origine de la réservation. Pourquoi ça compte : requis quand la source est Agences de voyage ; attribue le couvert au bon partenaire. Vous pouvez créer un prescripteur à la volée.
- Prise par (agent de réservation) — quel membre de l’équipe a pris la réservation. Votre dernier choix est mémorisé. Pourquoi ça compte : responsabilité et reporting par agent sur les réservations téléphone/walk-in.
Notes
Champs en texte libre qui briefent la cuisine et la salle.- Allergies & commentaires — restrictions alimentaires et demandes particulières. Pourquoi ça compte : c’est l’alerte de la cuisine. Cela lève aussi un flag jaune sur la carte de réservation dans le Cockpit pour que la salle le voie d’un coup d’œil.
- Infos internes (privées) — notes réservées au personnel, jamais envoyées au client. Pourquoi ça compte : l’endroit pour le contexte du type « habitué, déteste être pressé » ou « fête un anniversaire » sans risque que cela atteigne le client.
- Demander un avis Google après le départ (J+1) — un interrupteur pour envoyer une demande d’avis le lendemain de la visite (affiché seulement si le client a un e-mail). Pourquoi ça compte : une relance simple et bien minutée qui fait grandir votre réputation en ligne.
Tags
- Tags — les étiquettes propres à votre restaurant, affichées en boutons à activer sur la réservation (ex. VIP, Habitué, Anniversaire). Vous pouvez créer un tag à la volée si vous en avez la permission. Pourquoi ça compte : les tags catégorisent les réservations pour le filtrage et le reporting, et les tags spéciaux ressortent en service — VIP lève un flag magenta sur la carte du Cockpit pour que toute l’équipe soigne la table.
Paiement
Affiché quand votre restaurant utilise les paiements. Couvre acomptes, prépaiements et remises.- Paiements — une ou plusieurs lignes, chacune avec un type (acompte, prépaiement, extra), un montant/quantité, un statut (en attente, autorisé, payé, remboursé, annulé) et une fenêtre d’expiration / annulation. Pourquoi ça compte : c’est l’engagement financier de la réservation. Un paiement en attente fait passer automatiquement la réservation en Confirmée, en attente de paiement ; sa résolution la repasse en Confirmée. En cas de no-show, une empreinte autorisée est ce que vous pouvez capturer ou libérer.
- Remises actives — une remise en pourcentage appliquée à la réservation. Pourquoi ça compte : ajuste le prix pour des promotions ou un geste commercial, enregistré de façon transparente sur la réservation.
L’expiration et la possibilité de remboursement sont calculées à partir de l’heure de la réservation et de vos réglages de service — par exemple un acompte peut cesser d’être remboursable un certain nombre d’heures avant la réservation. Le formulaire affiche les dates pour que vous et le client sachiez où vous en êtes.
Champs personnalisés
- Champs personnalisés — des champs supplémentaires configurés par votre restaurant (affichés seulement si vous en avez). Pourquoi ça compte : capture des informations propres au restaurant que le formulaire standard ne couvre pas (ex. « occasion », « préférence de table », un numéro de fidélité).
Pièces jointes
- Pièces jointes — des fichiers liés à la réservation ; l’onglet affiche un compteur. Pourquoi ça compte : garde les documents avec la réservation — un devis de privatisation signé, une liste d’allergies pour un grand groupe, un fil d’e-mails.